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L’agenda giornaliera: da inutilizzata a strumento rassicurante

Tempo di lettura: 4 Minuti

Ci sono molte persone che si propongono di usare l’agenda giornaliera e si ritrovano a fine anno che è “intonsa eccetto per 3-4 appuntamenti”, come disse il mio coachee quando gli chiesi se era abituato ad utilizzare degli strumenti per organizzarsi. E aggiunse: “praticamente ho segnato solo il dentista”.

Prima o poi arriva per tutti la consapevolezza della necessità di organizzarsi meglio, ma non sempre si riesce ad usare uno strumento per il tempo sufficiente da farlo diventare un automatismo e apprezzarlo davvero.

Entrare nella una nuova routine e apprendere il metodo è spesso faticoso, richiede tempo (a volte sembra tempo perso) e si finisce per lasciarsi sfuggire di mano proprio la logica che aveva spinto a comprare l’agenda giornaliera.

Forse è il caso che ti spieghi perché per lui è diventato importate utilizzarla, riempirla, sfruttarla.

Ha un lavoro che vuole cambiare perché gli richiede troppo tempo nello spostamento, sottraendolo alla famiglia e aumentando la stanchezza. In realtà, una volta ottenuto un altro posto (con le stesse garanzie ma più vicino), vorrebbe anche fare un lavoro autonomo. Ma questo è uno step successivo e, com’è mia abitudine, ne approfittiamo fin da ora per gettare le basi sulla giusta mentalità.

Dopo qualche mese ci siamo imbattuti in questo suo limite che mi anticipò già nella sessione conoscitiva:

“Spesso se faccio progetti e trovo degli ostacoli che non sembrano avere una immediata soluzione mi faccio prendere dallo sconforto, il più delle volte abbandono il progetto.”

L’agenda ci serve per dare continuità al progetto malgrado tutti gli ostacoli nel mezzo.

Cercare un nuovo lavoro, con le condizioni economiche attuali, dopo un’intera giornata passata fuori, dopo ore di macchina, dopo aver raccolto le ultime energie per la famiglia, non è affatto un’impresa semplice. Difatti, la risposta più frequente che ricevo quando gli chiedo come sta andando con le azioni concordate è: “brutte giornate” a cui segue una mia preoccupazione per qualche evento grave.

“Le uniche cose gravi sono il mio immotivato ottimismo riguardo al tempo libero che mi si prospetta e la persistente tendenza alla procrastinazione, quest’ultima motivata giustamente (unica attenuante) dal lavoro pesante e disorganizzato.”

L’agenda giornaliera e il suo “immotivato ottimismo”

La sua risposta mi incuriosisce e chiedo qualche dettaglio in più.

“Era un classico “faccio domani”… Credevo sarei tornato a casa a un’ora decente, e non stufo come un bue a fine giornata. Ecco perché ottimista. Chiaro che non devo fare più conto su questo.”

Strano. Perché quello di cui parla come fosse stato un “imprevisto” accade piuttosto frequentemente.

Cosa gli fa ignorare come vanno di solito le cose?

Sa come torna a casa, sa quanto gli pesa il lavoro, … perché non tenerne conto?

“Allora: credo che la parte più difficile da gestire sia valutare il tempo a disposizione. Ci sono diversi fattori che non dipendono da me. Non posso sapere se e quando dovrò fare straordinari e che giornata lavorativa avrò: alcune sono decisamente più stressanti e pesanti.
Ci sono giorni in cui mia moglie ha bisogno di supporto con le bimbe, diciamo che avendo sotto mano i turni di lavoro e conoscendo le nostre abitudini posso capire quando è meno probabile che questo accada e fare più affidamento su quelle date per lavorare.
Fatico a valutare quanto tenermi largo perché non vorrei farlo. Però potrei stare molto largo all’inizio e poi stringere i tempi se vedo che riesco a gestire meglio gli impegni.”

Bene. Ora comincia a ragionare meglio.

Capita spesso che vengano inseriti degli appuntamenti nell’agenda giornaliera con il suo stesso “immotivato ottimismo”. Una buona pianificazione deve necessariamente tenere conto di tempi realistici, di tutto quello che è routine (la famiglia, la stanchezza, …). È un errore far finta che non esistano.

Quando non funziona, non è lo strumento ad essere inutile, è il modo in cui viene utilizzato a renderlo inefficace.

Torniamo a lui. Cosa cambierebbe se stesse largo all’inizio e poi stringesse i tempi?

“Che ritardo un po’, ma non avendo termini precisi di fatto non cambia nulla. E comunque, restare stretti per poi non riuscire a concludere nei tempi previsti è comunque un ritardo.
Oh, ma guarda. Pippe mentali per niente. Chi l’avrebbe mai detto.”

Ahah! Quando capisce i suoi errori poi la butta in ridere. L’auto ironia è una bella dote. Troveremo il modo di metterla a frutto in futuro.

Cambiamenti

Abituarsi ad utilizzare la agenda giornaliera, imparare a tenere conto degli imprevisti per pianificare meglio, rende più sicuri e fiduciosi sulla possibilità di realizzare l'obiettivo.
Photo by MayoFi on Unsplash

“Ciao Paola, ho notato che questa settimana mi sento più concentrato e lucido. Ci sono momenti più tranquilli, ma quando non è così sento meno pressione, molta meno ansia. Sembra più una tensione costante, ma gestibile.
L’organizzazione ha sicuramente un ruolo importante in questo, credo abbia contribuito anche l’aver abbandonato un impegno che, per quanto piacevole, mi sovraccaricava e occupava tempo che avrei potuto dedicare alla ricerca di lavoro, soprattutto in termini di carico mentale.”

Cosa senti di aver imparato?

“In generale, devo mantenere un atteggiamento più positivo (covid escluso), sbollire ansia e frustrazione ma poi rimettermi al lavoro con impegno.
Al primo segnale di incertezza o dubbio chiamarti.
Organizzarmi bene e rispettare le scadenze.
Fidarmi della coach, che non mi fa lavorare per niente e non mi fa perdere tempo, in quello sono un autodidatta eccelso.
Organizzare con scrupolo l’agenda giornaliera e seguirla mi dà un senso di controllo rispetto a ciò che mi attende.
È importante valutare le tempistiche ma anche considerare i contrattempi.

Ottimo. Sento che mi attendono altre soddisfazioni da parte sua.

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