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Come vivere meglio un lavoro in cui tutto è urgente

Tempo di lettura: 3 minuti

“Lavoro in un contesto in cui tutto è urgente.

Sono nel pieno di nuovi cambiamenti. Ad ogni cambiamento, c’è sempre più lavoro e il dirigente non c’è quasi mai. Ogni volta che andiamo avanti, le condizioni sono sempre peggiorative. Tutto è sempre più complicato.

Ci sono tante persone che non collaborano, ma ti ricordano che tutto è urgente.

Strategie per vivere meglio un posto di lavoro in cui tutto è urgente
Photo by Icons8 Team on Unsplash

Avevamo già fatto insieme un altro percorso di coaching, per un altro obiettivo, raggiunto con grande soddisfazione per entrambe.

So già che detesta i conflitti. Vorrebbe serenità ovunque, toni gradevoli, modi educati, tempistiche ragionevoli. Fatico ad immaginarla in un posto di lavoro così “pressante”. Quando le chiedo:

“Cosa vorresti?”

Mi risponde:

“Io vorrei reagire meglio agli stimoli. Mi sento un po’ accerchiata. Ti può arrivare qualcosa da tutti i fronti. Passo la giornata a ripetermi: “cavolo, devo fare in fretta, è tutto urgente!”

Al mattino parto già con: “oggi, che problema ci sarà?”

Vedo che i giorni che riesco a stare più tranquilla va un po’ meglio.

Un punto di partenza

Ha già una buona consapevolezza da cui possiamo cominciare: quando parte più serena, la giornata è più facile da gestire.

“Cosa cambia in quei giorni in cui parti più serena?”

Sorride ripensando a quei momenti. Me li descrive nel dettaglio ma potremmo riassumere così la sua strategia efficace: in quei giorni riesce a vedere un po’ tutto a “comportamenti stagni”.

Al contrario, nei giorni in cui non parte serena, appena si alza pensa già a cosa accadrà (di negativo) a lavoro.

Quindi si tratta di sfruttare per bene i compartimenti stagni.

Tutto è urgente (al lavoro) ha spostato i confini del privato

Possibile che sotto il peso delle urgenze sul lavoro, la barriera del compartimento stagno del lavoro si sia spostata troppo verso il suo privato?

Scopriamo che dalle 6.30 alle 7.30 ha un’ora che dovrebbe essere ancora riservata al “compartimento privato” ma è diventata “compartimento lavoro” dato che, con la mente, è già là.

“Cosa puoi fare, allora?”

“Posso riposizionare l’inizio del “compartimento lavoro” all’orario di ingresso effettivo.”

Una porta (metaforica) posizionata dentro la nostra mente non è molto diversa da una porta nel mondo reale. Si può aprire, chiudere, decidere i criteri per aprirla/chiuderla e come riconoscere quando quei criteri non vengono soddisfatti.

Le chiedo come possiamo misurare il suo livello di soddisfazione di questo percorso che abbiamo iniziato.

“All’inizio riuscivo a fare tante cose in una mattinata. Adesso le cose che riesco a portare a termine sono veramente poche.

Sono continuamente interrotta e spesso devo chiedere supporto. C’è un’urgenza esterna continuamente.

È una questione di aspettative disattese: “oggi vado a lavorare e provo a togliermi questo” ma non riesco.

Tutto è urgente: una migliore organizzazione e uno strumento di misurazione

Ma quanta autonomia di gestione ha?

Riflettendoci quantifica i due settori: l’“urgenza perenne” occupa l’80% mentre il tempo della “mia autonomia” è limitato a un 20% (poco, comunque esiste).

“Programmare di fare 100 scadenze (sapendo come si svolge la tua giornata tipica) significa voler ignorare ciò che sai benissimo e andare incontro a frustrazione assicurata.

Programmati di sfruttare quel 20%. Organizzati in modo da fare subito quel 20% stando lontana da email e telefono.

Potresti chiedere alla tua collega di rispondere al telefono al posto tuo?”

“Sì, posso. Poi magari le do anche io il cambio così anche lei si ritaglia uno spazio di tempo senza interruzioni.”

“Ottima idea! Oltretutto, potrebbe contribuire a migliorare la qualità dell’ambiente di lavoro.

Fatto il tuo 20%, avendolo messo in “cassaforte emotiva”, puoi dedicarti alle email e alle urgenze ma con una certa serenità addosso. Proprio quello che volevi: “togliermi questo” dall’elenco dei lavori da portare a termine.

Ti mando il link di un app che ti sarà molti utile per organizzarti meglio e misurare l’avanzamento dei lavori.

Sorride, visibilmente più sollevata.

Marco Aurelio docet

“L’arte di conoscere se stessi. Pensieri (eNewton Classici)”, Marco Aurelio

Settimane dopo, aggiornandomi sul modo in cui ha applicato e sui risultati che ha ottenuto, mi dice che:

“La reazione attuale di fronte al sollecito di urgenze: spiego il tipo di lavoro che sto cercando di ultimare e illustro perché è utile che io lo porti a termine. Chiedo se ciò che mi viene chiesto è davvero indifferibile. Se lo è, concordo tempi e modi per portarlo a termine. Se non lo è cerco prima di concludere il lavoro già iniziato. 

Il livello di preoccupazione prima di andare a lavoro: cerco di non fare profezie autoavveranti e quando si presentano i problemi cerco di risolverli, anche solo in parte, per ciò che è in mio potere.

Le cose da fare sono molte ma spuntandole dalla lista ho comunque l’impressione di fare dei progressi. Ho usato quello strumento che mi hai indicato ed è stato utilissimo!”

Centro!

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