Alcuni consigli per gestire meglio la prossima riunione

«C’è stata una riunione e ho parlato io davanti a tutti.

Di solito siamo 3/4, ma quella sera c’erano 20 persone.

Nel gestire la riunione è stato difficile capire “come” farlo. Non trovavo il filo rosso.

Tutti parlavano.

Avevo i miei 3 punti, ma non sapevo quando era il momento giusto per passare ad un altro. […]

Mi sono sentita a disagio. Avrei voluto gestirla diversamente.

Gliel’ho letto in faccia che non c’è stato il filo rosso.

Alla fine della riunione mi hanno detto: “la prossima volta farai meglio.”

All’inizio mi ero sentita bene. Dopo non più.

Ho cominciato a chiedermi: “Come devo fare per farmi ascoltare? Devo alzare la voce? Non è appropriato! Ci sono giudici, avvocati, … Ma quindi?”

Ed è stato tutto il tempo così…»

storie di coaching gestire meglio riunione
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Hai delle aspettative molto rigide sul modo in cui le persone devono comportarsi.

Essere giudici o avvocati o qualsiasi altro tipo di professionista non fa necessariamente comportare in modo educato e rispettoso; se così fosse, tu avresti avuto una riunione in cui ognuno avrebbe atteso il proprio turno per parlare.

La realtà è un’altra, ma non è questo il vero nodo della questione.

Il problema è che tu, su quelle aspettative così rigide, ti irrigidisci anche nel cercare soluzioni.

Entri in un meccanismo tutto chiuso fra te e te: 

“Farò bene? farò male?” 

Nel frattempo, rapita dai dubbi, estraniata dal contesto e rinchiusa in te stessa, cedi la leadership agli altri.

Gestire meglio la prossima riunione

Sono d’accordo con chi ti ha detto che la prossima volta andrà meglio.

Cominciamo aggiustando il momento in cui porti la domanda:

“Faccio bene? Faccio male?”

In quel momento ti rende insicura. Meglio portela a bocce ferme. Segui l’esempio di Tesla che faceva girare la sua turbina in testa prima di realizzarla, risolvendo i problemi in fase preparatoria prima che si concretizzassero in campo.

Immagina la riunione, immagina scenari sia positivi che negativi (usa questo esercizio!)

Questa fase ti porterà a:

  • cercare qualche libro/documentario/film che parla di come si gestisce una riunione;
  • approfondire certe dinamiche di comunicazione per avere una strategia;
  • studiare cos’è la leadership, come ispirare e guidare le persone.

La conseguenza di questo lavoro è che ti ritroverai ad avere quel filo rosso, che non è fatto solo di contenuti come pensavi tu, ma anche di “teatralità”.

C’è un altro feedback molto importante che hai tratto dalla riunione precedente.

Arriva aspettandoti qualsiasi tipo di reazione da quel pubblico: partecipazione, dissenso, consenso, sostegno, sabotaggio, indifferenza, entusiasmo, malumore, voglia di stare, voglia di andarsene.

Questo approccio mentale ti consentirà di: 

  • evitare la delusione derivante dai loro comportamenti;
  • avere la lucidità mentale per capire qual è l’approccio migliore da usare in quella situazione.

Autorizzati a sbagliare. Paradossalmente, sbaglierai meno.

So che sembra assurdo, ma è un consenso che ti serve per alleggerire la pressione delle tue aspettative su di te.

Meglio piccoli errori corretti subito piuttosto che grossi errori a cui farai fatica a mettere mano per aggiustarli.

Per intenderci: un momento di disagio durante la riunione non è la fine del mondo e puoi aggiustare sdrammatizzando con una battuta. Invece, una riunione interamente mal gestita, dall’inizio alla fine, passata tutta chiusa fra te e te, chiedendoti cosa fai bene e cosa fai male, può essere un’etichetta sulla tua immagine di leader difficile da togliere.

Da ultimo, ricorda che: 

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